Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu tiến hàng chuẩn bị hàng hóa và lập một số chứng từ cần thiết về hàng hóa để giao hàng cho hãng hàng không.
Thông thường, họ ủy thác cho người giao nhận hay đại lý hàng không bằng một hợp đồng ủy thác giao nhận. Người giao nhận hay đại lý này phải được hãng vận chuyển chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa.
Quy trình:
-
Lưu cước với hãng hàng không hoặc với người giao nhận
Người gửi hàng phải điền vào Booking Note theo mẫu của hãng hàng không với các nội dung như: tên người gửi, người nhận, bên thông báo: mô tả hàng hóa: loại hàng, trọng lượng, số lượng, tể tích: tên sân bay đi, tên sân bay đến: cước phí và thanh toán…
Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chi phí, người giao nhận sử gửi các chứng từ kèm theo hàng hóa gồm:
- Các bản còn lại của MAWB và HAWB
- Hóa đơn thương mại.
- Bản kê khai chi tiết hàng hóa
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Phiếu đóng góp
- Lược khai hàng hóa
- Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu.
Người giao nhận sẽ giao lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng cùng thông báo thuế và thu tiền cước phía cùng các tài khoản chi phí cần thiết có liên quan.
Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm với thư chỉ dẫn của người gửi hàng để người giao nhận giao hàng cho hãng vận chuyển và lập vận đơn.
Thư chỉ dẫn của người gửi hàng được in sẵn thành mẫu và bao gồm những nội dung chính sau:
- Tên và địa chỉ của người gửi hàng
- Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển
- Số kiện
- Trọng lượng
- Kích thước của hàng
- Đặc điểm và số lượng hàng hóa
- Giá trị hàng
- Phương pháp thanh toán cước phí
- Ký mã hiệu hàng hóa
- Có hay không có mua bảo hiểm cho hàng hóa
- Liệt kê các chứng từ gửi kèm
Người giao nhận sẽ cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng của người giao nhận ( FCR – Forwarder`s Certificate of receipt ). Đây là sự thừa nhận chính thức của người giao nhận là họ đã nhận hàng.
Giấy chứng nhận đã nhận hàng của người giao nhận ( FCR) gồm những nội dung chính sau :
- Tên, địa chỉ của người ủy thác
- Tên , địa chỉ của người nhận hàng
- Ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa
- Số lượng kiện và cách đóng gói
- Tên hàng
- Trọng lượng cả bì
- Thể tích
- Nơi và ngày phát hành giấy chứng nhận.
Người giao nhận sẽ cấp giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận ( FTC – Forwarder`s Certifficate of Transprot), nếu người giao nhận có trách nhiệm goa hàng tới đích.
Nội dung chính của giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận ( FTC) gồm :
- Tên địa chỉ của người ủy thác
- Tên và địa chỉ của người nhận hàng
- Địa chỉ thông báo
- Phương tiện vận chuyển
- Từ/qua
- Nơi hàng đến
- Tên hàng
- Ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa
- Trọng lượng cả bì
- Thể tích
- Bảo hiểm
- Cước phí và kinh phí trả cho
- Nơi và ngày phát hành chứng từ
Người giao nhận sẽ cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu ( FWR – Forwarder`s Warehouse Receipt ) nếu hàng được lưu tại khoa của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không.
Biên lai kho hàng (FWB) gồm những nội dung chính sau:
- Tên và người cung cấp hàng
- Tên người gửi vào kho
- Tên thủ kho
- Tên kho
- Phương tiện vận chuyển
- Tên hàng
- Trọng lượng bao bì
- Tình trạng bên ngoài của hàng hóa khi nhận và ai nhận
- Mã và số hiệu hàng hóa
- Số hiệu và bao bì
- Bảo hiểm
- Nơi và ngày phát hành FWR
-
Vận chuyển, đóng hàng và giao hàng cho người chuyên chở
- Chuẩn bị mọi giấy tờ cần thiết cho lô hàng
- Lập phiếu cân hàng ( Scanling Report)
- Đóng gói, ghi ký mã hiêu, dán mã hiệu
- Làm thủ tục hải quan
- Giao hàng cho hãng hàng không
-
Lập Airway Bill (AWB)
Sau khi hàng được xếp vào pallet, igloo hay container, cán bộ giao nhận liên hệ với hãng hàng không để nhận AWB và điền các chi tiết vào AWB.
Nếu gửi hàng qua người giao nhận sẽ có hai loại AWB được sử dụng là Master AWB( MAWB) do hãng hàng không cấp cho người giao nhận và House AWB(HAWB) do người giao nhận cấp khi người này làm dịch vụ gom hàng.
-
Thông báo cho người nhận về việc gửi hàng
Nội dung của thông báo gồm: số HAWB/MAWB người gửi, người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, tên sân bay đi, tên sân bay đến, ngày khởi hành (ETD), ngày dự kiến đến (ETA)..
-
Lập bộ chứng từ thanh toán và thanh toán các khoản cần thiết.
-
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Theo sự ủy thác của người giao nhận nước ngoài hay người nhập khẩu, người đại lý hay người giao nhận hàng không sẽ tiến hành giao nhận hàng hóa bằng chứng từ được gửi từ nước xuất khẩu và những chứng từ do nước nhập khẩu cung cấp.
-
Nhận các giấy tờ, chứng từ
Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, người nhận phải đến hãng hàng không để nhận được các giấy tờ. chứng từ liên quan.
-
Nhận hàng tại sân bay
Người nhận hàng mang chứng minh thư và giấy giới thiệu để nhận hàng tại sân bay. Khi nhận phải kiểm tra hàng hóa, nếu có hư hỏng, đỏ vỡ phải lập biên bản xác định, có xác nhận của kho để khiếu nại sau này.
Nếu chỉ có trách nhiệm giao hàng cho người nhập khẩu tại kho hay trạm giao nhận hàng hóa của sân bay thì sau khi nhận được thông báo đã đến của hãng vận chuyển cấp vận đơn thì:
Người giao nhận trực tiếp lên sân bay nhận bộ hồ sơ gửi kèm theo hàng hóa (như đã trình bày ở phần giao hàng xuất khẩu ).
Sau khi thu hồi bản vận đơn gốc số 2, người giao nhận cùng người nhập khẩu làm các thủ tục nhập hàng ở sân bay.
Nếu người giao nhận là đại lý gom hàng thì phải nhận lô hàng nguyên bằng vận đơn chủ, sau đó chia hàng, giao cho các chủ hàng lẻ và thu hồi lại vận đơn gom hàng.
Nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến đích, thì ngoài việc thu hồi các bản số 2 của vận đơn chủ hoặc vận đơn gom hàng, người goa nhận phải yêu cầu người nhập khẩu cung cấp các chứng từ sau:
- Giấy phép nhập khẩu
- Bản kê khai chi tiết hàng hóa
- Hợp đồng mua bán ngoại thương
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Hóa đơn thương mại
- Lược khai hàng nếu gửi hàng theo HAWB
- Tờ khai hàng nhập khẩu
- Giấy chứng nhận phẩm chất
- Và các giấy tờ cấn thiết khác
-
Làm thủ tục hải quan
Trước khi làm thủ tục, phải đăng ký tờ khai. Hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan bao gồm ( thường đăng ký trước một buổi ):
- Vận đơn hàng không (AWB) bản gốc 2
- Phiếu đòng gói ( Packing List)
- Hóa đơn thương mại ( Commercial invoice )
Sau khi xem xét hồ sơ, hải quan tiến hành kiểm và ký thông báo thuế.
-
Thanh toàn các khoản liên quan và đưa hàng ra khỏi sân bay
Người giao nhận tiến hành nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không, thông thường cho hàng hóa.
Giao hàng cho người nhập khẩu tại kho của người nhập khẩu cùng giấy tờ hải quan và thông báo thuế
Người nhập khẩu nhận hàng và thanh toán các chi phí mà người giao nhận đã nộp cùng với phí giao nhận cho người giao nhận.
-
Các chứng từ cần thiết
-
Vận đơn hàng không: ( Airwaybill-AWB)
+) Khải niệm và chức năng:
Vận đơn hàng không ( Airwaybill-AWB) là chứng từ vận chuyển hàng hóa và là bằng chứng của việc ký kết hợp đồng và vận chuyển hàng hóa bằng máy bay, về điều kiện của hợp đồng và việc đã tiếp nhận hàng hóa vận chuyển ( theo Luật Hàng Không dân dụng Việt Nam ngày 4 tháng 1 năm 1992).
Vận đơn hàng không bao gồm một số chức năng như sau:
- Là bằng chức của một hợp đồng vận tải đã được ký kết giữa người chuyên chở và người gửi hàng.
- Là bằng chứng của việc người chuyên chở hàng không đã nhận hàng.
- Là giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không
- Là chứng từ kê khai hải quan của hàng hóa
- Là hướng dẫn cho nhân viên hàng không trong quá trình phục vụ chuyên chở hàng hóa
Không giống như vận tải đường biển, trong vận tải hàng không, người ta không sử dụng vận đơn có thể giao dịch được, hay nói cách khác vận đơn hàng không không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa như vận đơn đường biển thông thường. Nguyên nhân của điều này là do tốc độ vận tải hàng không rất cao, hành trịnh của máy bay thường kết thúc và hàng hóa được giao ngay ở nơi đến một khoảng thời gian dài trước khi có thể gửi chứng từ hàng không từ người xuất khẩu qua ngân hàng của họ tới ngân hàng của người xuất khẩu để rồi ngân hàng của người nhập khẩu gửi cho người nhập khẩu.
Vì những lý do trên mà vận đơn hàng không thường không có chức năng sở hữu hàng hóa.
Vận đơn hàng không có thể do hãng hàng không phát hành, cũng có thể do người khác không phải do hãng hàng không ban hành.
+) Phân loại vận đơn:
Căn cứ vào người phát hành, vận đơn được chia làm hai loại:
Vận đơn của hãng hàng không ( Airline airway bill):
Vận đơn này do hãng hàng không phát hành, trên vận đơn có ghi biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở ( issuing carrier indentification ).
Vận đơn trung lập ( Neutral airway bill ):
Loại vận đơn này do người khác chứ không phải do người chuyên chở phát hành, trên vận đơn không có biểu tượng và mã nhận dạng của người chuyên chở. Vận đơn này thường do dại lý của người chuyên chở hay người giao nhận phát hành.
Căn cứ vào việc gom hàng, vận đơn chia làm hai loại:
- Vận đơn chủ ( Master Aiway bill-MAWB:
Là vận đơn do người chuyên chở không cấp cho người gom hàng có vận đơn nhận hàng ở sân bay đích. Vận đơn này dùng điều chỉnh mối quan hệ giữa người chuyên chở hàng không và người gom hàng và làm chứng từ giao nhận giữa người chuyên chở và người gom hàng.
- Vận đơn của người gom hàng ( House airay bill-HAWB ):
Là vận đơn do người gom hàng cấp cho các chủ hàng lẻ khi nhận hàng từ họ để các chủ hàng lẻ có vận đơn đi nhận hàng ở nơi đến. Vận đơn này dùng để điểu chỉnh mối quan hệ giữa người gom hàng và các chủ hàng lẻ và đùng để nhận hàng hóa giữa người gom hàng với các chủ hàng lẻ.
Nhìn chung, chúng ta có thể hình dung quá trình gom hàng trong lĩnh vực hàng không như sau:
Tại sân bay đích, người gom hàng dùng vận đơn chủ để nhận hàng từ người chuyên chở hàng không, sau đó chia lẻ hàng, giao cho từng người chủ hàng lẻ và tu hồi vận đơn gom hàng mà chính mình phát hành khi nhận hàng ở đâu đi.
+) Nội dung của vận đơn hàng không.
Vận đơn hàng không được in theo mẫu tiêu chuẩn của Hiệp Hội vận tải hàng không quốc tế IATA. Một bộ vận đơn bao gồm nhiều bản, trong đó bao gồm 3 bản gốc ( các bản chính ) và các bản phụ.
Mỗi bản vận đơn bao gồm 2 mặt, nội dung của mặt trước của các maặt ận đơn giống hệt nhau nếu không kể đến màu sắc và những ghi chú ở phía dưới khác nhau.
Mặt sau của bản vận đơn khác nhau, ở những bản phụ mặt sau để trống, ở các bản gốc là các quy định có liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
-
Vận đơn thứ cấp ( HAB – House Airwaybill).
-
Giấy chứng nhận xuất xứ:
Là chứng từ ghi nơi sản xuất của hàng hóa do người xuất khẩu kê khai, được ký và được cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu xác nhận ( ở Việt Nam là phòng thương mại và công nghiệp, bộ công thương).
Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Tên và địa chỉ người gửi hàng.
- Tên và địa chỉ của người nhận hàng.
- Phương tiện và tuyến vận tải
- Mục đích sử dụng chính thức
- Số thứ tụ của lô hàng
- Mã và số hiệu bao bì
- Tên hàng và mô tả hàng hóa.
- Số lượng hàng hóa
- Trọng lượng hàng hóa
- Số và ngày của hóa đơn thương mại
- Cam đoan của người xuất khẩu về hàng hóa
- Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.
-
Chứng từ bảo hiểm
-
Các giâys chứng nhận và giấy phép
-
Hóa đơn thương mại
+) Khái niệm
Là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.
+) Nội dung của hóa đơn thương mại
- Số và ngày lập hóa đơn
- Tên và địa chỉ người bán hàng
- Tên và địa chỉ người mua và người thanh toán ( nếu không là một )
- Các điều kiện giao nhận ( theo địa điểm )
- Các điều kiện thanh toán
- Danh mục các mặt hàng với số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng ( nếu có )
- Tổng số tiền phải thanh toán. Phần tổng số tiền có thể phải kèm theo phần ghi trị giá bằng chữ.
- Nếu người mua hàng trả lại một phần hay toàn bộ hàng hóa đã mua thì người bán hàng thông thường sẽ lập một bản ghi nhớ tín dụng với số tiền bằng trị giá của của phần hàng hóa trả lại và sau đó hoàn lại tiền cho người mua hàng.
- Các hóa đơn cho các dịch vụ theo thời gian ( ví dụ các hóa đơn thanh toán cho các luật su hay các nhà tư vấn theo giờ làm việc ) thông thường đưa ra các số liệu từ các bảng kê chi tiết của thời gian và đơn giá dịch vụ.
+) Phân loại
Ngoài hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ) mà ta thường gặp, trong thực tế còn có các loại hóa đơn:
Hóa đơn tạm thời: ( Provisional invoice ) là hóa đơn để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp, giá hàng mới là giá tạm tính, thanh toán từng phần hàng hóa ( trong trường hợp hợp đồng giao hàng nhiều lần ).
Hóa đơn chính thức: ( Final invoice ) là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện thoàn bộ hợp đồng.
Hóa đơn chi tiết ( Detailed invoice) có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức giống như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toàn vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Hóa đơn chiếu lệ giống như một hình thức hóa đơn thương mại bình thường có tác dụng đại diện cho số hàng gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu ( đối với hàng xuất nhập khẩu có điều kiện).
+) Bản lược khai hàng hóa:
Là một bản kê khai tóm tắt về hàng hóa chuyên chở. Lược khai hàng hóa do người giao nhận lập khi hàng có nhiều lô hàng lẻ gửi chung một vận đơn ( trường hợp gom hàng ).
Lược khai hàng hóa bao gồm những nội dung chính sau:
- Tên, địa chỉ người gửi
- Tên, địa chỉ người nhận
- Số thứ tự của vận đơn
- Tên hàng
- Ký mã hiệu
- Trọng lượng
- Số kiện hàng của từng vận đơn
- Nơi đi
- Nơi đến
- Bản kê chi tiết hàng hóa ( Packing list)
Là bảng khai chi tiết về hàng hóa của người gửi hàng, nhiều khi người ta dùng phiếu đòng gói thay bản kê khai chi tiết.
